Datenschutzhinweise im Notariat

Wichtige Information nach der Datenschutzgrundverordnung_EU und dem BDSG bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Notariat.

Informationen nach Art. 13, 14, 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre Rechte.

Wenn Sie als unser Mandant keine natürliche Person sind, leiten Sie diese Information bitte an die Personen weiter, deren personenbezogene Daten wir verarbeiten, weil sie unsere Ansprechpartner sind oder auf Dokumenten, wie Rechnungen und Urkunden, erwähnt werden.

1. VERANTWORTLICHER DER DATENVERARBEITUNG, KONTAKT

Kanzlei Kerkamm

Rechtsanwälte, Fachanwälte & Notar
Carsten Kerkamm

Keitumer Chaussee 16

25980 Sylt

Telefon: 04651 299133

Fax: 04651 299134

E-Mail: ra@kanzlei-kerkamm.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

GDI Gesellschaft für Datenschutz und Informationssicherheit mbH
Herr Dipl.-Inform. Olaf Tenti, 
Körnerstr. 45, 58095 Hagen,

Telefon: +49 (0)2331/356832-0

datenschutz@gdi-mbh.eu

 

2. GENUTZTE DATEN UND HERKUNFT

 

Wir verarbeiten Daten, die Sie uns übermitteln oder die wir im Rahmen der jeweiligen Amtshandlung oder mit Ihrer Erlaubnis von Dritten, z.B. von durch Sie beauftragten Rechtsanwälten, Maklern oder Kreditinstituten, erhalten haben. Insbesondere werden folgende personenbezogenen Daten und Kategorien von Daten, für die unter Ziffer 3 genannten Zwecke verarbeitet:

  • Daten zu Ihrer Person (Vorname, Nachname, Alter, Geschlecht, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Registernummern)
  • Daten zu von Ihnen vertretenen Personen (Vorname, Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Geburtsort, Verwandtschafts- verhältnis, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Registernummern)
  • Inhalt von zu beurkundenden Erklärungen
  • Daten im Zusammenhang mit Verträgen (z.B. bei Grundstückskaufverträgen Ihre steuerliche Identifikationsnummer, wenn erforderlich Angaben zu Ihrer familiären Situation oder Ihrer Vermögenslage oder andere sensible Daten wie Gesundheitsdaten)
  • Zahlungsinformationen wie Bankverbindung oder Daten für internetbasierte Zahlungsdienste
  • Kennnummern, insbesondere Personalausweis- und Passnummer, Steuernummer, Führerschein, Kfz-Kennzeichen etc.
  • Rechtbeziehungen zu Dritten (z.B. Kreditinstitut und -information, Aktenzeichen, bei Darlehensverträgen Angaben zu Konto- oder Kreditnummern)

Darüber hinaus können für ein ordnungsgemäßes Verfahren nach dem BeurkG besondere Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet werden, z. B. Angaben zu Behinderungen (Seh-, Hör-, Schreibbehinderungen), sexueller Orientierung und Gesundheitsdaten. Rechtsgrundlage für die Ver- arbeitung dieser besonderen Kategorien von Daten ist Art. 9 Abs. 2 lit. g) DSGVO, § 22 Abs. 1 Nr. 2 lit. a) i.V.m. §§ 11, 17, 22 ff., 28 BeurkG.

 

3. ZWECK DER VERARBEITUNG, RECHTSGRUNDLAGE

3.1 IM RAHMEN DER WAHRNEHMUNG EINER UNS ÜBERTRAGENEN AUFGABE, DIE IM ÖFFENTLICHEN INTERESSE LIEGT ODER IN AUSÜBUNG ÖFFENTLICHER GEWALT ERFOLGT (ART. 6 ABS. 1 BUCHST. E DS-GVO) 6.


100 Jahre für Urkundenverzeichnis, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zum Urkundenverzeichnis und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbver- träge. 30 Jahre für Verwahrungverzeichnis, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste und Generalakten 7 Jahre für Nebenakten, wobei der Notar spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen kann, z.B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften getroffen werden.

 

3.2 IM RAHMEN DER INTERESSENABWÄGUNG (ART. 6 ABS. 1 BUCHST. F DS-GVO)

 

Wir können Ihre Daten außerdem auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder von Dritten verwenden. Das kann insbesondere zu folgenden Zwecken erfolgen:

  • Unterstützung unserer Mitarbeiter bei der Mandantenbetreuung
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
  • Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebes

Unser Interesse an der jeweiligen Verarbeitung ergibt sich aus den jeweiligen Zwecken und ist im Übrigen wirtschaftlicher Natur (effiziente Aufgabenerfüllung, Vermeidung von Rechtsrisiken). Soweit der konkrete Zweck es gestattet, verarbeiten wir Ihre Daten pseudonymisiert oder anonymisiert. Wir beabsichtigen nicht, personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln. Wir übermitteln Ihre Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR (Drittländer) nur dann, soweit dies zur Ausführung des Vertragsverhältnisses mit Ihnen erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben (z. B. Buchführung, Verwaltung) ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben. Soweit wir uns zur Durchführung unseres Vertragsverhältnisses Software von Anbietern mit Sitz in Drittstaaten oder Software von Anbietern mit Subunternehmern/Dienstleistern in Drittstaaten bedienen, können – je nach Verarbeitungszweck – Ihre Daten oder Teile Ihrer Daten in Drittstaaten (z. B. in die Vereinigten Staaten von Amerika) übermittelt werden.

 

Wir weisen darauf hin, dass mit Wegfall des EU-US-Privacy Shields derzeit für die Vereinigten Staaten ein Angemessenheitsbeschluss der Kommission i. S. d. Art. 45 Abs. 3 DS-GVO für ein ausreichendes Datenschutzniveau fehlt. Daher haben wir mit den eingesetzten Dienstleistern/Anbietern zum Schutz Ihrer Daten von der EU-Kommission erlassene Standarddatenschutzklauseln i. S. d. Art. 46 Abs. 2 lit. c) DS-GVO abgeschlossen. Ferner haben einige unserer Dienstleister für deren Unternehmensinterne von der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde genehmigte verbindliche interne Datenschutzvorschriften (BCR) im Sinne des Art. 47 DS-GVO implementiert.

 

DRITTLANDÜBERMITTLUNG VON DATEN

3.3 EINWILLIGUNG (ART. 6 ABS. 1 BUCHST. A DS-GVO)

 

Soweit Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung. Eine Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Das gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018 erteilt worden sind. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Ein Widerruf kann an die unter Ziffer 1 benannte Stelle erfolgen.

 

3.4 AUFGRUND GESETZLICHER VORGABEN (ART. 6 ABS. 1 BUCHST. C DS-GVO)

 

Wir unterliegen verschiedenen gesetzlichen Verpflichtungen, bestimmte Datenverarbeitungen durchzuführen (z.B. die für die Notare geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen nach der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz).

 

4. ÜBERMITTLUNG VON DATEN

 

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit eine Rechtsgrundlage dies gestattet. Die unter Ziffer 2 genannten Daten werden an staatliche Stellen übermittelt, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht bzw. Sie zu dieser Übermittlung Ihre Einwilligung erteilt haben. Solche Stellen können insbesondere die Finanzbehörden, die Registergerichte, das Zentrale Testamentsregister, das Zentrale Vorsorgeregister sowie die Notarkammer sein. Innerhalb unseres Hauses erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.

 

Weiterhin können personenbezogene Daten zum Zwecke der Auftragsbearbeitung übermittelt werden, insbesonderen an Steuerberater und IT-Dienst- leister. Dies ist zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten (vgl. Ziffer 3) erforderlich. Darüber hinaus können von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) insbesondere im Bereich IT-Dienstleistungen, Notarsoftware-Anbieter, Webhoster sowie die NotarNet GmbH, Ihre Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten.

 

5. DAUER DER SPEICHERUNG / LÖSCHUNG

 

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der Vertragsabwicklung. Danach erfolgt grundsätzlich nach Ablauf von 2 Jahren die Löschung. Wir unterliegen verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre betragen. Dies gilt für vertragliche und andere Daten des Rechtsverhältnisses zwischen Ihnen und uns.

 

Für notarielle Urkunden und andere Dokumentationen aus den notariellen Angelegenheiten gelten längere Aufbewahrungsfristen aus der Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) und nach den § 50 Abs. 1; § 51 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV), und zwar:

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt zur Durchführung der notariellen Tätigkeit entsprechend den Amtspflichten. Insbesondere zur Erstellung von Urkundenentwürfen, zur Durchführung von Beratungen und zur Beurkundung, zum Vollzug von Urkundengeschäften und zur Erstellung von Gebührenrechnungen ist die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich.

7. BESTEHENDE DATENSCHUTZRECHTE

 

Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO, § 34 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), auf Be- richtigung (Art. 16 DS-GVO), auf Löschung (Art. 17 DS-GVO, § 35 BDSG), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), auf Widerspruch (Art. 21 DS-GVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO). Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO, § 19 BDSG). Die Anschrift der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lautet: Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig- Holstein, Marit Hansen, Holstenstraße 98, 24103 Kiel, E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de.

 

8. DATENNUTZUNG ZUR PROFILBILDUNG, AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG

 

Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (sog. „Profiling“).

 

9. PFLICHT ZUR BEREITSTELLUNG VON DATEN

 

Sie sind nicht gesetzlich verpflichtet, uns personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie uns jedoch die Daten, die für die Abwicklung des Amtsgeschäfts und der begehrten notariellen Tätigkeit notwendig sind, sowie die Daten, die wir aus gesetzlichen Gründen bei und nach dieser Tätigkeit erheben und verarbeiten müssen, nicht zur Verfügung stellen, werden wir die Vornahme des Amtsgeschäfts in der Regel ablehnen müssen.

 

10. WIDERSPRUCHSRECHT NACH ART. 21 DS-GVO

 

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

 

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an die unter Ziff. 1 genannten Kontaktmöglichkeiten.

 

Stand: 12. Mai 2022

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

 

Ihr Carsten Kerkamm

- Notar -